第六师社会保险事业管理中心关于开展业务档案数字化项目的通知

第六师社会保险事业管理中心关于开展业务档案数字化项目的通知

一、采购需求

（一）项目目标

1.对新疆生产建设兵团第六师社会保险事业管理中心2021年－2023年度社保业务档案资料（约500卷、12万页）数字化项目：***、数据挂接、查询系统搭建等。

2.档案资料扫描：***（A3=A4×2，A2=A4×4，A1=A4×8，A0=A4×16。）。

3.档案整理装订：***、整理、装盒

4.条目录入:***、数据检查。

5.加工内容包括档案拆卷、整理、条目补录、扫描、图像处理、图像数据质检、档案还原装订装盒、数据备份整合、数据挂接、刻录数据光盘、硬盘存储等。

（二）技术标准

实施依据与标准统一按照要求《社会保险业务档案管理规范》（GB/T3 ****** 5）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）、《档案著录规则》(DA/T18)、《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）要求等标准执行。

1.服务方负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。调卷人和采购方的有关人员一起，到社保中心档案室，根据清单，提取相应的案卷。双方在《第六师社会保险保险业务档案领用、归还登记本》上登记、签字。

2．遵守采购方的档案加工现场管理制度，确保加工场地清洁卫生；不得随意翻阅其他档案。要妥善保存档案，确保档案的安全和完整。

3.服务方应严格按照采购方档案管理相关规定操作。

（三）质量要求

1.加工流程

（1）档案出入库

档案管理人员按照工作计划向数字化加工服务人员分批次调档出库，根据工作完成情况分批次接收归库。

双方须对出入库的档案进行清点、核对，确认无误后，履行交接手续，明确调档的数量、状况、交接时间、经办人等。

（2）档案拆装卷

1）严格执行无损拆卷，尽可能地保持档案原貌，若有问题须向档案管理人员及时报告，征得同意后再处理。

2）拆卷前须确定是否拆除装订，如需拆除装订物，注意保护档案不受损害，对排列顺序不准确的档案须进行重排。

3）对纸张进行页码编制（如原件已有页码，不需重复编制，页码编制不准确地重新编制），并认真审查档案中是否有涉密档案，如有涉密档案须做出标识和登记，形成一套涉密件电子目录。

4）要检查拆卷的档案是否存在质量问题，有破损问题的档案（如纸张撕裂、图片张贴不牢固等）应先采取技术修复处理再扫描，并做好登记。

5）拆卷要去除档案中原来的装订物。

6）完成扫描后，要严格按照《归档文件整理规则》的装订标准，对档案原件按原貌重新装订。具体要求如下：***

装订要牢固、安全，不得漏页、错页、压字、损页，装订后要平整，有利于文件的保护和管理。

重新装订要尽量减少对文件本身的破坏，原装订方向符合要求的，应维持不变。

装订要采用线装法，不可使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、胶水、塑料等可能损害纸张的装订材料。

幅面过大的文件要进行规范折叠。

档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

（3）档案整理

1）纸质文件材料统一按照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）要求，以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架）。

2）社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理。

3）整理过程中，要认真检查归档文件是否存在组件不齐全完整、签章手续不完备等问题，若发现问题要及时报告档案管理人员。

4）要认真审查、清理归档文件中的涉密件，并单独整理、登记，及时交由档案管理人员单独管理。

5）经鉴定无存档价值的文件材料，不允许随意丢弃、销毁，须统一整理后交由档案管理人员审查确认无误后按机关档案管理规定销毁。

（4）扫描要求

全部采用彩色单页jpg的存储格式，扫描分辨率不低于300dpi。色彩模式：***。

4.1图像质量要求

图像质量情况完好率99%。图像清晰、完整，反映档案全貌；页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀；图像效果必须符合正常的阅读习惯。

1）扫描影像的顺序与纸质档案保持“4个一致”，即案卷号与扫描图像挂接的案卷号一致、卷宗封面信息与卷内内容一致、卷内目录页码与卷内材料页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致。

2）扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

3）纠偏。以达到视觉基本不感觉偏斜为准，对方向不正确的图像进行旋转还原，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

4）去污。对影响图像质量的杂质（黑点、黑线、黑框、黑边等）进行去污处理，在不影响正常阅读的前提下展现档案原貌。

5）图像拼接。对大幅面档案采用分小幅扫描形成的多幅图像进行无缝拼接，合成为一个完整的图像。

6）裁边。对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量。

7）对于档案有破损、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行平整、修复、粘贴等后处理再进行扫描。

（5）目录著录

适用《档案著录规则》(DA/T18)、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2017）等标准。

1）图像目录录入的信息正确率100%。著录齐全，包括卷面信息、条目信息、页码、页数、标题、文号、责任者、关键字段、日期、保管期限等信息。

2）案号或者归档号准确、规范，格式与命名其数字图像文件的档号格式一致，符合相关规范要求。录入内容无论是汉字还是数字均要正确；信息必须与原始案卷中内容相互对应；每个相关字段没有漏录现象。

3）著录数据质量检查。采用人工校对或自动校对的方式，对机读目录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目是否完整，内容是否规范、准确，是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数据进行修正、补录。

（6）档案装订、装盒

1）档案装订前要认真检查档案数量是否齐全，档案目录是否完整，卷内文件的各种编号与档案封面和目录各项是否相符，文件排列顺序是否正确。对装订位置不足的页面，须进行加边处理。对破损的档案要修复。装订要结实、齐整(右边、下边对齐)，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

2）应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不打新孔装订，最大程度保护原件。

（7）数据备份查询

1）对纸质档案实施影像化管理，进行电子档案备份，采用光盘和硬盘的备份方式，提供2套光盘及2套硬盘备份。

2）对服务方数字化加工形成电子档案，采用光盘和硬盘的存储方式，便于历年档案调档检索关键字查询，电子档案需具备水印处理。

3）光盘刻录要求：***

采用质地优良的档案光盘刻制。在刻录光盘前，应使用正规防病毒软件对需刻录数据的光盘进行病毒查杀，确认没有感染病毒后再进行刻录。jpg格式文件和pdf格式文件均需刻录。

（8）数据挂接

1）将经过质量检测后的数字化图像文件（pdf格式文件）对照五家渠市档案馆、兵团数字材料管理系统挂接要求，通过批量挂接，或通过逐份导入的方式导入到采购方指定的数字档案馆管理系统中。

2）建立目录数据与图像文件的关联后，服务方应按100%的比例对挂接质量进行全面检查，检查数据挂接的完整性（有无漏挂）、准确性（有无错挂）、有效性，有不符合质量要求的要重新挂接。

3）服务方须将图像挂接信息填入《六师保险业务档案实体、图像扫描、图像挂接页数登记表》

2.验收指标

对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、著录、图像存储、数据整合、数据挂接、数据备份质量、查询检索等验收环节。在完成首批次样品成果后由采购方组织标准性验收，确定加工标准。档案验收抽查的比率不得低于10%（不包括标准性验收），错别字控制在千分之二以内。同一批次验收的档案，质量抽查合格率达到98%（含98%）以上。验收抽检的合格率达到98%以上（含98%），予以验收通过。

档案数字化扫描验收合格必须顺利达到挂接五家渠市档案馆及兵团数字材料管理系统后方能代表验收通过。档案的装订还原正确率100%；影像索引数据匹配准确率、索引数据库挂接准确率100%；图像质量情况完好率99%。

（1）扫描质量抽查。抽查量不低于总量的20%。

（2）档案装订质量的检查。

以上验收中，服务方提交验收的工作成果，不论涉及验收标准哪一条不合格的，全部发回由服务方全面自检、纠正，服务方补正后重新向采购方申请验收，直至合格。

（3）边加工边应用。在硬件条件基本具备的情况下，验收合格、完成挂接的档案资料能实现服务利用功能。

（4）服务方负责提供数据质检软件，用于电子数据的检测。主要检测以下参数：***

可用性：***、检测图像文件是否完整；

分辨率：***（分辨率）是否达到预设标准；

重复文件：***；

挂接准确性：***；

页面大小：***（A3、A4）；

3.保密要求

（1）服务方参与本项目的所有工作人员必须通过采购方的审核，并在采购方登记备案。

（2）服务方需在加工现场进行监控设备安装，监控画面需实时传输至采购方。

（3）项目实施过程中，服务方如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购方提供拟加入人员的资料，取得采购方签字同意后方可更换或者增加人手。

（4）服务方参与本项目的工作人员必须接受采购方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》、人社部3号令及其他有关法规，严防泄密现象发生。

（5）服务方工作人员未经采购方同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他物品带入加工现场。

（6）未经采购方批准，服务方不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

（7）服务方工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经采购方有关人员审核同意方可实施。

（8）数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，服务方每周清理废纸不能超过一次，清理时要有采购方人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

（9）泄露档案所涉及的国家秘密，按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

（10）服务方及其所有工作人员必须向采购方提供书面保密承诺。

（11）服务方需在兵团保密局进行报备（提供外省承接涉密业务备案回执）并进行项目备案。

（四）售后服务

(1)售后服务期限:****24免费的质量保证及售后服务，免费质保期满后，有义务向采购方提供有偿的后续技术支持。

(2)售后服务方式及响应时间:***，服务方7x24小时执线响应在接到电话要求后3小时之内到达维护地点，以保证数据的安全运行。

(3)售后服务问题解决时间:***，严重问题要求及时提出采购方可接受的解决方案和服务承诺

二、服务方单位资质

（一）服务方具有相关质量管理体系认证、具有档案管理方面软件著作权登记证；

（二）多年从事档案数字化加工工作和档案数字化集成工作经验；

（三）具有国家秘密载体印制资质证书涉密档案数字化加工乙级或乙级以上

（四）诚实守信、具有良好的口碑和商业信誉；

（五）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。

三、服务方需提供资料

请于****-**-**日前通过纸质送达地址或电子邮箱方式提供一下资料：***

（一）单位简介和资质材料（必附保密资质）

（二）报价单

（三）在近三年承担类似项目相关资料

四、联系方式

对本次采购提出询问，请按以下方式联系

采购方名称：***心

资料送达地址：***办公室

联 系 人：***

联系电话：***-****

邮箱：********* 163.com

第六师五家渠市人力资源和社会保障局

****-**-**日